POLITIQUE DE CONSERVATION ET DE DESTRUCTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Pixwrap Limited Şirketi

TABLE DES MATIÈRES

1. Entrée en vigueur de la Politique

La présente Politique de Conservation et de Destruction des Données Personnelles (la « Politique ») est entrée en vigueur le 01.09.2019. Les modalités de toute modification pouvant être apportée à la Politique sont définies à l’article 18 de la présente Politique, intitulé Modifications.

2. Introduction

Pixwrap s’engage à agir conformément à la loi. Pixwrap encourage la limitation de la collecte et de l’utilisation des données personnelles à ce qui est pertinent et raisonnablement nécessaire pour atteindre des finalités commerciales légitimes, conformément à la politique/notice de confidentialité ou au formulaire de consentement applicable.

Dans la présente Politique, les principes fondamentaux suivants sont respectés dans le cadre de la conservation et de la destruction des données personnelles conformément à la législation applicable :

Traiter les données personnelles de manière licite et loyale,

Tenir les données personnelles exactes et, si nécessaire, à jour,

Traiter les données personnelles pour des finalités déterminées, explicites et légitimes,

Traiter les données personnelles de manière adéquate, limitée et proportionnée au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées,

Conserver les données personnelles pendant la durée prévue par la législation applicable ou nécessaire à la finalité pour laquelle elles sont traitées,

Éclairer et informer les personnes concernées,

Mettre en place le système nécessaire pour que les personnes concernées puissent exercer leurs droits,

Prendre les mesures nécessaires pour la conservation des données personnelles,

Agir conformément à la législation applicable et aux réglementations du Conseil lors du transfert de données personnelles à des tiers conformément aux exigences de la finalité du traitement,

Faire preuve de la vigilance nécessaire dans le traitement et la protection des catégories particulières de données personnelles.

3. Objet et champ d’application de l’élaboration de la politique de conservation et de destruction des données personnelles

1. Objet

La présente Politique a été élaborée afin de servir de base à la détermination de la durée maximale nécessaire à la finalité pour laquelle les données personnelles traitées par Pixwrap sont traitées, ainsi qu’aux opérations d’effacement, de destruction et d’anonymisation des données personnelles. La Politique contient des explications sur les activités de traitement de données personnelles menées de manière licite et sur les systèmes adoptés pour la protection des données personnelles. Dans ce cadre, la Politique contient des informations visant à garantir la transparence en informant les personnes dont les données personnelles sont traitées par Pixwrap, notamment les salariés, les dirigeants, les clients, les prestataires et les tiers ; à vérifier l’existence de raisons valables de conserver les données personnelles traitées ; et à détruire les données personnelles pour lesquelles la raison valable de conservation a disparu.

2. Champ d’application

La présente Politique concerne toutes les données personnelles des salariés, des clients et des tiers de Pixwrap traitées par des moyens automatisés ou par des moyens non automatisés dès lors qu’elles font partie d’un système d’enregistrement de données.

Le champ d’application de la présente politique concernant les groupes de personnes concernées relevant des catégories mentionnées ci-dessus peut couvrir l’ensemble de la politique ou seulement certaines de ses dispositions (par exemple, uniquement les salariés).

2. Principes

Pixwrap agit dans le cadre des principes suivants dans le processus de conservation et de destruction des données personnelles :

Lors de l’effacement, de la destruction et de l’anonymisation des données personnelles, elle agit conformément aux principes énumérés à l’article 4 de la Loi ainsi qu’aux mesures techniques et administratives devant être prises en vertu de l’article 12 et indiquées à l’article 9 de la présente

Politique, aux dispositions de la législation applicable, aux décisions du Conseil et à la présente Politique.

Toutes les opérations relatives à l’effacement, à la destruction et à l’anonymisation des données personnelles sont enregistrées par Pixwrap.

Lorsque toutes les conditions de traitement des données personnelles prévues aux articles 5 et 6 de la Loi disparaissent, les données personnelles sont effacées, détruites ou anonymisées par Pixwrap d’office ou à la demande de la personne concernée. Sauf décision contraire du Conseil, la méthode appropriée d’effacement, de destruction ou d’anonymisation d’office des données personnelles est choisie par Pixwrap. À la demande de la Personne Concernée, la justification de la méthode retenue est expliquée. Si la Personne Concernée s’adresse à Pixwrap à ce sujet ;

Les demandes transmises sont traitées au plus tard dans un délai de 30 (trente) jours et la personne concernée en est informée,

Si les données personnelles faisant l’objet de la demande ont été transférées à des tiers, cette situation est notifiée au tiers auquel les données ont été transférées et il est veillé à ce que les mesures nécessaires soient prises auprès des tiers.

5. TERMES/DÉFINITIONS

Supports d’enregistrement régis par la Politique

Les données personnelles des personnes concernées sont conservées en toute sécurité par Pixwrap sur les supports énumérés dans le tableau ci-dessous, conformément à la législation applicable, notamment aux dispositions de la Loi, et dans le cadre des principes internationaux de sécurité des données :

A. Supports électroniques

a. Système d’enregistrement de caméras NVR

b. Système d’enregistrement de caméras DVR

c. Système d’enregistrement de caméras IP

d. Central d’enregistrement de téléphonie IP

e. Logiciel d’empreintes digitales

f. Système de contrôle des présences du personnel

g. Serveur de stockage local

h. Hetzner Online GmbH

i. Fournisseurs de services cloud

B. Supports physiques

a. Papier,

b. Systèmes d’enregistrement manuel de données (formulaires d’enquête, registre des visiteurs),

c. Écrit, imprimé, visuel.

6. Catégorisation des données personnelles

7. Groupes de personnes régis par la Politique

7.1. Employés de bureau

Les données des personnes physiques travaillant chez Pixwrap dans le cadre d’une relation de travail peuvent être traitées par Pixwrap dans les conditions énoncées dans la présente Politique.

7.2. Ouvriers

Les données des personnes physiques travaillant chez Pixwrap dans le cadre d’une relation de travail peuvent être traitées par Pixwrap dans les conditions énoncées dans la présente Politique.

7.3. Candidats à l’emploi

Les données des personnes physiques qui ont postulé à un emploi chez Pixwrap par quelque moyen que ce soit ou qui ont mis leur CV et les informations s’y rapportant à la disposition de Pixwrap pour examen peuvent être traitées par Pixwrap dans les conditions énoncées dans la présente Politique.

7.4. Dirigeants/Représentants de Sosyopix İnternet Hizmetleri

Les données personnelles des dirigeants et représentants de Pixwrap peuvent être traitées par Pixwrap dans les conditions énoncées dans la présente Politique.

7.5. Associés de Sosyopix İnternet Hizmetleri

Les données personnelles des associés de Pixwrap peuvent être traitées par Pixwrap dans les conditions énoncées dans la présente Politique.

7.6. Partenaires commerciaux/Prestataires

Les données des personnes physiques, y compris des institutions avec lesquelles Pixwrap entretient toute forme de relation commerciale (telles que, sans s’y limiter, les fournisseurs, partenaires commerciaux et revendeurs) ainsi que de leurs salariés et dirigeants, peuvent être traitées dans les conditions énoncées dans la présente Politique.

7.7. Clients potentiels

Les données personnelles de toute personne physique qui est un client potentiel de Pixwrap au sens commercial ou en qualité de consommateur peuvent être traitées dans les conditions énoncées dans la présente Politique.

7.8. Visiteurs

Les données personnelles des personnes physiques qui se rendent au siège de Pixwrap en qualité de visiteurs peuvent être traitées dans les conditions énoncées dans la présente Politique.

8. Explication des raisons juridiques, techniques ou autres nécessitant la conservation et la destruction des données personnelles

Pixwrap traite et conserve des données personnelles pour des raisons telles que la fourniture de services et de produits, la prestation de services à la clientèle, une meilleure compréhension des besoins des clients, le développement des relations avec la clientèle, la proposition d’offres spéciales ou de promotions par e-mail, téléphone ou courrier et la commercialisation de nos produits et services, le respect des procédures légales applicables et la défense de droits légaux ; la gestion des processus de recrutement ; et l’exécution des obligations de Pixwrap au titre du contrat de travail entre le personnel et Pixwrap.

Conformément au Règlement, dans les cas énumérés ci-dessous, les données personnelles des personnes concernées sont effacées, détruites ou anonymisées par Pixwrap d’office ou sur demande :

a. Modification ou abrogation des dispositions de la législation applicable qui constituent le fondement du traitement ou de la conservation des données personnelles,

b. Disparition de la finalité nécessitant le traitement ou la conservation des données personnelles,

c. Disparition des conditions nécessitant le traitement des données personnelles prévues aux articles 5 et 6 de la Loi.

d. Retrait du consentement par la personne concernée dans les cas où le traitement des données personnelles repose uniquement sur le consentement explicite,

e. Acceptation par le Responsable du traitement de la demande de la personne concernée relative à l’effacement, à la destruction ou à l’anonymisation de ses données personnelles dans le cadre de ses droits prévus aux alinéas (e) et (f) de l’article 11 de la Loi,

f. Dépôt d’une plainte auprès du Conseil et acceptation de cette demande par le Conseil dans les cas où le Responsable du traitement rejette la demande d’effacement, de destruction ou d’anonymisation de ses données personnelles qui lui a été adressée par la personne concernée, où sa réponse est jugée insuffisante ou où il ne répond pas dans le délai prévu par la Loi,

g. Absence de toute condition justifiant une conservation plus longue des données personnelles alors que la durée maximale nécessitant leur conservation est écoulée.

9. Mesures techniques et administratives prises pour la conservation sécurisée des données personnelles et pour prévenir leur traitement et leur accès illicites

Toutes les mesures administratives et techniques prises par Pixwrap dans le cadre des principes de l’article 12 de la Loi et dans la limite des possibilités technologiques afin de conserver vos données personnelles en toute sécurité et de prévenir leur traitement et leur accès illicites sont énumérées ci-dessous.

Dans ce cadre, Pixwrap prend les mesures administratives suivantes :

a. Elle limite l’accès aux données personnelles conservées aux salariés qui en ont besoin.

b. Elle emploie des salariés compétents et expérimentés en matière de traitement des données personnelles et dispense à ses salariés les formations nécessaires sur la législation relative à la protection des données personnelles et sur la sécurité des données. Les salariés sont formés aux attaques susceptibles de compromettre la sécurité des données personnelles, à la cybersécurité ainsi qu’à la non-divulgation et au non-partage illicites des données personnelles, et des actions de sensibilisation sont menées à leur intention.

c. Les rôles et responsabilités des salariés en matière de sécurité des données personnelles sont définis dans leurs fiches de poste et il est veillé à ce que les salariés soient conscients de leurs rôles et responsabilités en la matière.

d. Elle signe avec ses salariés des engagements de confidentialité dans le cadre de la législation relative à la protection des données personnelles et de la sécurité des données.

e. Si les données personnelles traitées sont obtenues par des tiers par des moyens illicites, elle en informe la personne concernée et le Conseil dans les meilleurs délais.

f. Elle signe avec les personnes avec lesquelles des données personnelles sont partagées des contrats qui couvrent également la protection des données personnelles et la sécurité des données.

g. Elle effectue et fait effectuer les contrôles nécessaires afin d’assurer l’application des dispositions de la Loi au sein de sa propre personne morale. Elle remédie aux failles de confidentialité et de sécurité révélées par les contrôles.

h. Elle établit un Inventaire des traitements de données personnelles.

i. Elle établit des Politiques d’entreprise (Accès, Sécurité de l’information, Utilisation, Conservation et Destruction, etc.).

j. Elle fait effectuer des contrôles périodiques et/ou aléatoires en matière de sécurité des données.

Dans ce cadre, Pixwrap prend les mesures techniques suivantes :

a. Elle prend des mesures techniques conformes aux évolutions technologiques ; les mesures prises sont périodiquement renouvelées et mises à jour.

b. Elle effectue les contrôles internes nécessaires dans le cadre des systèmes mis en place.

c. Elle mène, dans le cadre des systèmes mis en place, les processus d’évaluation des risques informatiques et d’analyse d’impact sur l’activité.

d. Elle veille à la mise en place d’une infrastructure technique permettant d’empêcher ou de surveiller la fuite de données hors de l’organisation et à la création des matrices correspondantes.

e. Elle assure le contrôle des vulnérabilités du système en faisant réaliser des tests d’intrusion régulièrement et en cas de besoin.

f. Elle veille à ce que les droits d’accès des salariés des services informatiques aux données personnelles soient contrôlés, restreints si nécessaire et que les autorisations soient réexaminées.

g. Elle fait effectuer régulièrement des analyses de sécurité afin de détecter les failles de sécurité sur les supports où sont conservées les données personnelles et veille à ce que ces failles soient corrigées.

h. Conformément à l’article 12 de la Loi, tous les supports numériques sur lesquels des données personnelles sont conservées sont protégés par chiffrement ou par des méthodes cryptographiques de manière à satisfaire aux exigences de sécurité de l’information.

10. Mesures techniques et administratives prises pour la destruction licite des données personnelles

Les données personnelles obtenues par Pixwrap conformément à la KVKK et aux autres législations applicables sont, en cas de disparition des finalités de traitement énumérées dans la Loi et le Règlement, effacées, détruites ou anonymisées par Pixwrap d’office ou à la demande de la Personne Concernée, également conformément aux dispositions de la Loi et de la législation applicable, au moyen des techniques indiquées ci-dessous.

10.1. Effacement des données personnelles

L’effacement des données personnelles est l’opération consistant à rendre les données personnelles totalement inaccessibles et inutilisables pour les utilisateurs concernés. Les données personnelles pouvant être conservées sur divers supports d’enregistrement, elles sont effacées au moyen de méthodes adaptées à ces supports. Ces techniques d’effacement sont décrites à l’article 10.1.1.

10.1.1. Techniques d’effacement des données personnelles

Effacement sécurisé par logiciel :

Lors de l’effacement de données traitées par des moyens entièrement ou partiellement automatisés et conservées sur des supports numériques, des méthodes d’effacement des données du logiciel concerné sont utilisées de manière à les rendre totalement inaccessibles et inutilisables pour les Utilisateurs Concernés.

Effacement des données concernées dans le système cloud au moyen d’une commande de suppression ;

Peuvent être considérés comme relevant de ce cadre : la suppression des droits d’accès de l’utilisateur concerné au fichier situé sur le serveur central ou au répertoire contenant ce fichier ; la suppression des lignes concernées dans les bases de données au moyen de commandes de base de données ; ou l’effacement des données se trouvant sur des supports amovibles, c’est-à-dire des supports flash, à l’aide de logiciels appropriés. Toutefois, si l’effacement des données personnelles devait entraîner l’impossibilité d’accéder à d’autres données du système et de les utiliser, les données personnelles seront également réputées effacées si elles sont archivées de manière à ne plus pouvoir être associées à la personne concernée, sous réserve que les conditions suivantes soient remplies

Effacement sécurisé par un expert :

Dans certains cas, un expert peut être mandaté pour effacer des données personnelles pour son compte. Dans ce cas, les données personnelles sont effacées de manière sécurisée par la personne experte en la matière, de façon à les rendre totalement inaccessibles et inutilisables pour les Utilisateurs Concernés.

Noircissement des données personnelles sur support papier :

Il s’agit de la méthode consistant à découper physiquement les données personnelles concernées du document ou à les rendre invisibles et à les masquer à l’aide d’une encre indélébile, de manière irréversible et illisible par des solutions technologiques, afin d’empêcher une utilisation des données personnelles non conforme à leur finalité ou d’effacer les données dont l’effacement est demandé.

10.2. Destruction des données personnelles

La destruction des données personnelles est l’opération consistant à rendre les données personnelles totalement inaccessibles, irrécupérables et inutilisables par quiconque. Pixwrap prend, dans la mesure du possible, toutes les mesures techniques et administratives nécessaires à la destruction des données personnelles. Ces techniques de destruction sont décrites à l’article 10.2.1.

10.2.1. Techniques de destruction des données personnelles

Démagnétisation :

Il s’agit de la méthode consistant à faire passer les supports magnétiques dans des appareils spéciaux où ils sont exposés à des champs magnétiques élevés, afin de détériorer les données qu’ils contiennent de manière illisible. Il convient de noter que si la destruction par cette méthode échoue, l’opération de destruction ne pourra être achevée que par la destruction physique du support.

Destruction physique :

Les données personnelles peuvent également être traitées par des moyens non automatisés dès lors qu’elles font partie d’un système d’enregistrement de données. Lors de la destruction de ces données, un système de destruction physique est appliqué afin que les données personnelles ne puissent plus être utilisées ultérieurement. La destruction des données sur support papier et microfiche doit également être effectuée de cette manière, puisqu’il n’est pas possible de les détruire autrement.

Écrasement :

La méthode d’écrasement est une méthode de destruction de données qui rend impossible la lecture et la récupération des anciennes données en écrivant, au moyen de logiciels spéciaux, des données aléatoires composées de 0 et de 1 au moins sept fois sur les supports magnétiques et les supports optiques réinscriptibles 11 Lors de la survenance des situations énumérées ci-dessus, Pixwrap se conforme pleinement aux dispositions de la KVKK, du Règlement et des autres législations applicables afin d’assurer la sécurité des données et prend toutes les mesures administratives et techniques nécessaires.

10.3. Anonymisation des données personnelles

L’anonymisation des données personnelles consiste à rendre les données personnelles impossibles à associer, de quelque manière que ce soit, à une personne physique identifiée ou identifiable, même en les recoupant avec d’autres données. Afin que les données personnelles soient anonymisées, Pixwrap rend les données personnelles impossibles à associer à une personne physique identifiée ou identifiable, même au moyen de techniques adaptées au support d’enregistrement et au domaine d’activité concerné, telles que la réidentification par le responsable du traitement ou par des groupes de destinataires et/ou le recoupement des données avec d’autres données. Ces techniques d’anonymisation sont décrites à l’article 10.3.1.

10.3.1. Techniques d’anonymisation des données personnelles

Conformément à l’article 28 de la Loi KVK, les données personnelles anonymisées peuvent être traitées à des fins telles que la recherche, la planification et les statistiques. Ces traitements ne relèvent pas du champ d’application de la Loi KVK et le consentement explicite de la personne concernée n’est pas requis.

Suppression de variables :

Avec la méthode de suppression des données descriptives, l’ensemble de données existant est anonymisé en supprimant les variables « hautement descriptives » de l’ensemble de données constitué après le regroupement des données collectées.

Suppression d’enregistrements :

Dans la méthode de suppression d’enregistrements, les données conservées sont anonymisées en retirant des enregistrements la ligne de données présentant un caractère unique parmi les données. Par exemple, s’il n’y a qu’un seul cadre supérieur dans une entreprise, les données restantes peuvent être anonymisées en retirant les données de cette personne des enregistrements contenant l’ancienneté, le salaire et le sexe des salariés de même niveau.

Masquage régional :

Dans la méthode de masquage régional, lorsqu’une donnée unique a un caractère distinctif parce qu’elle crée une combinaison très rare, le masquage de la donnée concernée permet l’anonymisation. Par exemple, si une seule personne parmi les personnes concernées figurant sur la liste des remplaçants de l’équipe de football de l’entreprise est âgée de 65 ans, l’anonymisation sera assurée en écrivant « Inconnu » au lieu de « Âge : 65 », ou en laissant ce champ vide, dans un ensemble de données où sont conservées ensemble les informations indiquant si elles peuvent jouer au football en fonction de l’âge, du sexe et de l’état de santé.

Codage par seuils supérieur et inférieur :

Avec la méthode de codage par seuils supérieur et inférieur, les valeurs d’un groupe de données comportant des catégories prédéfinies sont anonymisées en les regroupant selon un critère déterminé.

Généralisation :

Avec la méthode d’agrégation des données, de nombreuses données sont agrégées et les données personnelles sont rendues impossibles à associer à une quelconque personne. Par exemple, indiquer qu’il y a Z salariés âgés de X ans sans indiquer individuellement l’âge des salariés.

Codage global :

Avec la méthode de dérivation des données, un contenu plus général est créé à partir du contenu des données personnelles, de sorte que les données personnelles ne puissent être associées à aucune personne. Par exemple, indiquer l’âge au lieu de la date de naissance, ou la région de résidence au lieu de l’adresse complète.

Méthodes d’anonymisation introduisant une perturbation des valeurs

Contrairement aux méthodes qui n’introduisent pas de perturbation des valeurs, les méthodes d’anonymisation introduisant une perturbation des valeurs créent une altération en modifiant certaines données dans les groupes de données personnelles. Lors de l’utilisation de ces méthodes, les écarts doivent être appliqués avec précaution en fonction de l’utilité attendue/souhaitée. En veillant à ce que les statistiques globales ne soient pas altérées, l’utilité attendue des données peut continuer à être obtenue.

Ajout de bruit :

Avec la méthode d’ajout de bruit, notamment dans un ensemble de données où les données numériques prédominent, les données sont anonymisées en ajoutant aux données existantes, dans une proportion déterminée, certains écarts positifs ou négatifs. Par exemple, dans un groupe de données contenant des valeurs de poids, un écart de (+/−) 3 kg est utilisé pour empêcher l’affichage des valeurs réelles et les données sont anonymisées. L’écart est appliqué de manière égale à chaque valeur.

Micro-agrégation :

Dans la méthode de micro-agrégation, toutes les données sont d’abord classées dans un ordre significatif (par exemple du plus grand au plus petit) et réparties en groupes ; l’anonymisation est obtenue en calculant la moyenne des groupes et en inscrivant la valeur obtenue à la place des données concernées du groupe. Par exemple, pour les informations salariales, si deux groupes sont constitués, en dessous et au-dessus de 10 000 TL, la somme des salaires des personnes percevant 10 000 TL ou moins est divisée par le nombre de personnes et cette valeur est inscrite pour toutes les personnes percevant moins de 10 000 TL.

Permutation de données :

Dans la méthode de permutation de données, les valeurs d’une variable sont échangées entre des paires sélectionnées parmi les données conservées. Dans cette méthode, généralement utilisée pour les données pouvant être catégorisées, l’objectif est de transformer la base de données en échangeant entre elles les données des personnes concernées.

11. Catégories particulières de données personnelles

Il s’agit des données relatives à la race, à l’origine ethnique, aux opinions politiques, aux convictions philosophiques, à la religion, à la confession ou à d’autres croyances, à la tenue vestimentaire, à l’appartenance à une association, une fondation ou un syndicat, à la santé, à la vie sexuelle, aux condamnations pénales et aux mesures de sûreté, ainsi que des données biométriques et génétiques.

Pixwrap ne traite pas les Catégories Particulières de Données Personnelles sans le consentement explicite de la personne concernée.

Les Catégories Particulières de Données Personnelles autres que celles relatives à la santé et à la vie sexuelle peuvent être traitées sans le consentement explicite de la personne concernée dans les cas prévus par la loi.

Les données personnelles relatives à la santé et à la vie sexuelle ne peuvent en revanche être traitées sans le consentement explicite de la personne concernée que par des personnes soumises à une obligation de secret ou par des institutions et organismes habilités, aux fins de la protection de la santé publique, de la médecine préventive, du diagnostic médical, de la prestation de services de traitement et de soins, ainsi que de la planification et de la gestion des services de santé et de leur financement.

12. Transfert de données à des tiers/Catégories de destinataires

12.1. Transfert de données

Pixwrap peut transférer des données personnelles dans le cadre des conditions et finalités énumérées aux articles 8 et 9 de la Loi. Conformément aux finalités de traitement qu’elle a adoptées, Pixwrap peut transférer des données personnelles aux tiers indiqués ci-dessous, sur la base et dans la limite d’une ou plusieurs des conditions de traitement des données personnelles prévues à l’article 5 de la Loi KVK énumérées ci-dessous :

• Existence du consentement explicite de la personne concernée

• Prévision expresse par la loi

• Nécessité pour la protection de la vie ou de l’intégrité physique de la personne elle-même ou d’autrui, lorsque la personne est dans l’impossibilité matérielle d’exprimer son consentement ou que son consentement n’est pas juridiquement valable

• Nécessité de traiter les données personnelles des parties à un contrat, à condition que ce traitement soit directement lié à la conclusion ou à l’exécution du contrat

• Nécessité pour le responsable du traitement de respecter une obligation légale

• Données rendues publiques par la personne concernée elle-même

• Nécessité du traitement pour la constitution, l’exercice ou la protection d’un droit

• Nécessité du traitement pour les intérêts légitimes du responsable du traitement, à condition de ne pas porter atteinte aux droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

En prenant les mesures de sécurité nécessaires et les mesures adéquates prévues par le Conseil, Pixwrap peut transférer les catégories particulières de données personnelles de la Personne Concernée à des tiers dans les cas suivants.

• Existence du consentement explicite de la personne concernée

• En l’absence de consentement explicite de la personne concernée ;

– les catégories particulières de données personnelles de la personne concernée autres que celles relatives à la santé et à la vie sexuelle (données relatives à la race, à l’origine ethnique, aux opinions politiques, aux convictions philosophiques, à la religion, à la confession ou à d’autres croyances, à la tenue vestimentaire, à l’appartenance à une association, une fondation ou un syndicat, aux condamnations pénales et aux mesures de sûreté, ainsi que les données biométriques et génétiques), dans les cas prévus par la loi,

– les catégories particulières de données personnelles relatives à la santé et à la vie sexuelle de la personne concernée ne peuvent être transférées que par des personnes soumises à une obligation de secret ou par des institutions et organismes habilités, aux fins de la protection de la santé publique, de la médecine préventive, du diagnostic médical, de la prestation de services de traitement et de soins, ainsi que de la planification et de la gestion des services de santé et de leur financement.

12.2. Catégories de destinataires

Conformément aux articles 8 et 9 de la Loi, Pixwrap peut transférer les données personnelles des personnes concernées aux catégories de personnes énumérées ci-dessous :

13. Titres, services et descriptions de poste des personnes intervenant dans les processus de conservation et de destruction des données personnelles

14. Vous trouverez les titres, services et descriptions de poste du personnel intervenant dans le processus de conservation et de destruction des données personnelles dans la liste figurant à l’Annexe 1 de la présente Politique.

14. Tableau des durées de conservation et de destruction

Pour déterminer les durées de conservation et de destruction de vos données personnelles obtenues par Pixwrap conformément à la KVKK et aux autres législations applicables, les critères indiqués ci-dessous sont utilisés dans l’ordre :

Si une durée a été prévue par la législation pour la conservation des données personnelles en question, cette durée est respectée.

Si la durée prévue par la législation pour la conservation des données personnelles en question a expiré, ou si aucune durée n’a été prévue par la législation applicable pour la conservation de ces données, respectivement :

a. Les données personnelles sont classées en données personnelles et en catégories particulières de données personnelles sur la base de la définition figurant à l’article 6 de la KVKK. Toutes les données personnelles identifiées comme relevant d’une catégorie particulière sont détruites. La méthode à appliquer pour la destruction de ces données est déterminée en fonction de la nature des données et du degré d’importance de leur conservation pour Pixwrap.

b. La conformité de la conservation des données aux principes énoncés à l’article 4 de la KVKK est examinée ; par exemple, il est vérifié si Pixwrap a une finalité légitime pour conserver les données. Les données dont il est établi que la conservation pourrait être contraire aux principes de l’article 4 de la KVKK sont effacées, détruites ou anonymisées.

c. Il est déterminé au titre de laquelle ou desquelles des exceptions prévues aux articles 5 et 6 de la KVKK la conservation des données peut être envisagée. Des durées raisonnables de conservation des données sont fixées dans le cadre des exceptions identifiées. À l’expiration de ces durées, les données sont effacées, détruites ou anonymisées. Vous trouverez les durées de conservation, de destruction et de destruction périodique fixées par Pixwrap dans le « Tableau des durées de conservation et de destruction des données personnelles » figurant en annexe (Annexe 2) de la présente Politique. Les données personnelles dont la durée de conservation a expiré sont détruites par périodes de 6 mois conformément aux procédures prévues par la présente Politique, dans le cadre des durées de destruction figurant en annexe (Annexe 2) de la présente Politique.

Vous trouverez les durées de conservation, de destruction et de destruction périodique fixées par Pixwrap dans le « Tableau des durées de destruction périodique » figurant en annexe (Annexe 2) de la présente Politique.

16. Droits des personnes concernées

Outre l’obtention des informations indiquées dans le présent texte, nous souhaitons vous rappeler que vous disposez des droits suivants :

a. Savoir si vos données personnelles sont traitées,

b. Accéder à vos données personnelles et demander des informations,

c. Faire rectifier vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes,

d. Connaître les tiers en Turquie ou à l’étranger auxquels des données personnelles ont été transférées,

e. Demander l’effacement ou la destruction des données personnelles lorsque les raisons ayant rendu leur traitement nécessaire ont disparu, bien qu’elles aient été traitées conformément à la Loi n° 6698 et aux dispositions des autres lois applicables,

f. Demander que votre demande de rectification ou d’effacement de vos données soit notifiée aux tiers auxquels vos données personnelles ont été communiquées,

g. Vous opposer aux décisions défavorables vous concernant résultant de l’analyse des données personnelles traitées exclusivement au moyen de systèmes automatisés,

h. Demander réparation si vous subissez un préjudice du fait du traitement illicite de vos données personnelles.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter Pixwrap par courrier à l’adresse Kızılırmak Mahallesi, Dumlupınar Bulvarı (Eskişehir Yolu) Next Level, Çankaya / Ankara.

17. Modifications

La présente Politique entre en vigueur à compter du 01.09.2019 (faut-il indiquer la date de création de la société ?). Les Intervenants dans les Processus de Conservation et de Destruction des Données Personnelles énumérés à l’ANNEXE 1 sont habilités en ce qui concerne les modifications à apporter à la Politique et leurs modalités d’entrée en vigueur. La présente Politique est réexaminée tous les 3 mois.

18. Demande auprès du responsable du traitement

Vous pouvez contacter Pixwrap par courrier ordinaire à l’adresse Kızılırmak Mahallesi, Dumlupınar Bulvarı (Eskişehir Yolu) Next Level, Çankaya / Ankara.

En outre, pour adresser une demande à Pixwrap : Guide de demande auprès du responsable du traitement (Le Guide concerné vous a déjà été envoyé par nos soins.)

Annexes :

Annexe 1 : Tableau relatif aux titres, services et descriptions de poste des intervenants dans les processus de conservation et de destruction des données personnelles

Annexe 2 : Tableau des durées de conservation et de destruction des données personnelles

Annexe 3 : Modifications et mises à jour apportées à la Politique

Annexe 1 : Tableau relatif aux titres, services et descriptions de poste des intervenants dans les processus de conservation et de destruction des données personnelles

Annexe 2 : Tableau des durées de conservation et de destruction des données personnelles

Annexe 3 : Modifications et mises à jour apportées à la Politique

Groupe de destinataires | Catégorie de personnes physiques ou morales auxquelles des données personnelles sont transférées par le responsable du traitement

Consentement explicite | Consentement portant sur un sujet déterminé, fondé sur une information et exprimé librement.

Anonymisation | Le fait de rendre des données personnelles impossibles à associer, de quelque manière que ce soit, à une personne physique identifiée ou identifiable, même en les recoupant avec d’autres données.

Obligation d’information | Désigne l’information fournie aux personnes concernées par le responsable du traitement ou la personne qu’il a autorisée lors de la collecte des données personnelles. Dans ce cadre, le responsable du traitement ou la personne qu’il a autorisée informe la personne concernée sur les points suivants :

• L’identité du responsable du traitement et, le cas échéant, de son représentant,

• La finalité pour laquelle les données personnelles seront traitées,

• À qui et dans quel but les données personnelles traitées peuvent être transférées,

• Informer la personne concernée de ses droits prévus à l’article 11 de la Loi,

La méthode et le fondement juridique de la collecte des données personnelles,

Salarié | Personnel de Pixwrap.

Support électronique | Supports sur lesquels les données personnelles peuvent être créées, lues, modifiées et écrites au moyen d’appareils électroniques.

Support non

électronique | Tous les autres supports écrits, imprimés, visuels, etc. autres que les supports électroniques

Prestataire de services | Personne physique ou morale fournissant des services à Pixwrap dans le cadre d’un contrat déterminé.

Personne concernée | La personne physique dont les données personnelles sont traitées.

Destruction | Effacement, destruction ou anonymisation des données personnelles.

Loi/KVKK | Loi sur la Protection des Données Personnelles

Support d’enregistrement | Tout support contenant des données personnelles traitées par des moyens entièrement ou partiellement automatisés ou par des moyens non automatisés dès lors qu’elles font partie d’un système d’enregistrement de données.

Système d’enregistrement | Tout système entièrement ou partiellement automatisé, ou non automatisé dès lors qu’il fait partie d’un système d’enregistrement de données.

Donnée personnelle | Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Traitement des

données personnelles | Toute opération effectuée sur des données, telle que l’obtention, l’enregistrement, le stockage, la conservation, la modification, la réorganisation, la divulgation, le transfert, la reprise, la mise à disposition, la classification ou l’empêchement de l’utilisation de données personnelles, par des moyens entièrement ou partiellement automatisés ou par des moyens non automatisés dès lors qu’elles font partie d’un système d’enregistrement de données.

Inventaire des traitements de données personnelles | L’inventaire établi par les responsables du traitement en associant les activités de traitement de données personnelles qu’ils mènent dans le cadre de leurs processus métier aux finalités et au fondement juridique du traitement, à la catégorie de données, au groupe de destinataires et au groupe de personnes concernées, et dans lequel ils détaillent la durée maximale de conservation nécessaire aux finalités du traitement, les données personnelles dont le transfert à l’étranger est envisagé et les mesures prises en matière de sécurité des données.

Anonymisation des données personnelles | Le fait de rendre des données personnelles impossibles à associer à une personne physique identifiée ou identifiable, même au moyen de techniques adaptées au support d’enregistrement et au domaine d’activité concerné, telles que la réidentification par le responsable du traitement, le destinataire ou les groupes de destinataires et le recoupement des données avec d’autres données.

Effacement des

données personnelles | Le fait de rendre les données personnelles totalement inaccessibles et inutilisables.

Destruction des données personnelles | L’opération consistant à rendre les données personnelles totalement inaccessibles, irrécupérables et inutilisables par quiconque.

Conseil | Conseil de Protection des Données Personnelles

Autorité | Autorité de Protection des Données Personnelles

Catégorie particulière de données personnelles | Données relatives à la race, à l’origine ethnique, aux opinions politiques, aux convictions philosophiques, à la religion, à la confession ou à d’autres croyances, à la tenue vestimentaire, à l’appartenance à une association, une fondation ou un syndicat, à la santé, à la vie sexuelle, aux condamnations pénales et aux mesures de sûreté, ainsi que données biométriques et génétiques.

Destruction périodique | L’opération d’effacement, de destruction ou d’anonymisation devant être effectuée d’office à intervalles réguliers fixés dans la politique de conservation et de destruction des données personnelles, lorsque toutes les conditions de traitement des données personnelles prévues par la Loi ont disparu.

Politique | Politique de Conservation et de Destruction des Données Personnelles

Sous-traitant | Personne physique ou morale qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement sur la base de l’autorisation qu’il lui a accordée.

Responsable du traitement | La personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles et qui est responsable de la mise en place et de la gestion du système d’enregistrement des données.

Registre des responsables du traitement | Un système d’enregistrement obligatoire, tenu à la disposition du public par la Présidence de l’Autorité de Protection des Données Personnelles, dans lequel les responsables du traitement au sens de la Loi sont tenus de s’inscrire.

Règlement | Règlement relatif à l’effacement, à la destruction ou à l’anonymisation des données personnelles

Type de données personnelles | Description

Données d’identité | Données contenant des informations sur l’identité de la personne, traitées de manière entièrement ou partiellement automatisée ou de manière non automatisée dans le cadre d’un système d’enregistrement de données, des personnes concernées de tous les groupes de personnes régis par la présente Politique : documents tels que permis de conduire, carte d’identité et passeport comportant des informations telles que nom-prénom, numéro d’identité turc, nom de la mère et du père, nationalité, lieu/date de naissance et sexe, ainsi que des informations telles que numéro fiscal, numéro de sécurité sociale, signature, plaque d’immatriculation, etc.

Coordonnées | Informations telles que le numéro de téléphone, l’adresse, l’adresse e-mail, le numéro de fax et l’adresse IP des personnes concernées de tous les groupes de personnes régis par la présente Politique, traitées de manière entièrement ou partiellement automatisée ou de manière non automatisée dans le cadre d’un système d’enregistrement de données

Données financières | Données personnelles traitées relatives aux informations, documents et enregistrements faisant apparaître tout type de résultat financier, ainsi que des données telles que les informations de carte de crédit, le numéro de compte bancaire et l’IBAN des personnes concernées de tous les groupes de personnes régis par la présente Politique, traitées de manière entièrement ou partiellement automatisée ou de manière non automatisée dans le cadre d’un système d’enregistrement de données

Catégories particulières de données personnelles | Données relatives à la race, à l’origine ethnique, aux opinions politiques, aux convictions philosophiques, à la religion, à la confession ou à d’autres croyances, à la tenue vestimentaire, à l’appartenance à une association, une fondation ou un syndicat, à la santé, à la vie sexuelle, aux condamnations pénales et aux mesures de sûreté, ainsi que données biométriques et génétiques

Données clients | Informations obtenues et produites concernant la personne concernée à la suite des activités commerciales et de service et des opérations menées dans ce cadre par les unités opérationnelles, traitées de manière entièrement ou partiellement automatisée ou de manière non automatisée dans le cadre d’un système d’enregistrement de données, des personnes concernées régies par la présente Politique.

Enregistrements vidéo/Données d’accès aux locaux physiques | Données d’images recueillies au siège, dans les usines et dans les magasins de Pixwrap lors de l’entrée et du séjour dans les locaux physiques, traitées de manière entièrement ou partiellement automatisée ou de manière non automatisée dans le cadre d’un système d’enregistrement de données, des personnes concernées régies par la présente Politique.

Données administratives des salariés | Toutes les données personnelles visant à obtenir les informations servant de base aux droits du personnel tels que le poste et le salaire, traitées de manière entièrement ou partiellement automatisée ou de manière non automatisée dans le cadre d’un système d’enregistrement de données, des personnes concernées des groupes de salariés régis par la présente Politique

Données des candidats à l’emploi | Données personnelles relatives à toute personne concernée ayant postulé pour devenir salarié chez Pixwrap ou évaluée comme candidat à l’emploi par le service des ressources humaines, traitées de manière entièrement ou partiellement automatisée ou de manière non automatisée dans le cadre d’un système d’enregistrement de données, des personnes concernées régies par la présente Politique.

Données de l’infrastructure informatique | Données personnelles enregistrées dans toutes les infrastructures informatiques à vocation commerciale, marketing et relationnelle exploitées au sein de Pixwrap, traitées de manière entièrement ou partiellement automatisée ou de manière non automatisée dans le cadre d’un système d’enregistrement de données, des personnes concernées des groupes de salariés et de clients régis par la présente Politique.

Données de gestion des demandes et réclamations | Données personnelles relatives à la réception et à l’évaluation de toute demande ou réclamation adressée à Pixwrap par divers canaux (e-mail, téléphone, réseaux sociaux), traitées de manière entièrement ou partiellement automatisée ou de manière non automatisée dans le cadre d’un système d’enregistrement de données, des personnes concernées régies par la présente Politique.

Personnes auxquelles les données personnelles peuvent être transférées | Définition | Finalité

Fournisseur | Désigne les tiers fournissant des services à Pixwrap dans le cadre d’un Contrat pendant que Pixwrap exerce ses activités. | Transfert effectué afin de fournir les services nécessaires à l’exercice des activités commerciales de Pixwrap.

Associés | Désigne les associés de Pixwrap Limited Şirketi. | Transfert limité aux finalités des activités menées par Pixwrap dans le cadre du droit des sociétés, de la gestion des événements et des processus de communication d’entreprise.

Dirigeant de la société | De Pixwrap Limited Şirketi | De Pixwrap Limited Şirketi

| faisant partie | relatives à ses activités

| désigne les membres du conseil d’administration et | conception des stratégies,

| les autres dirigeants. | au plus haut niveau

assurer la gestion

| | et à des fins d’audit

| | dans la limite de

| | transfert effectué.

Institutions et organismes | Conformément aux dispositions de la législation applicable, de Pixwrap Limited Şirketi | De l’institution et

publics habilités | | de l’organisme public habilité, dans la limite

| habilités à recevoir des données personnelles

institutions et organismes publics | de son autorité juridique, demandé

limité à la finalité

| | transfert effectué.

Personnes de droit privé | Personnes de droit privé habilitées, conformément aux dispositions de la législation applicable, à recevoir des données personnelles de Pixwrap Limited Şirketi | Transfert limité à la finalité demandée par la personne de droit privé habilitée dans le cadre de son autorité juridique.

PERSONNEL | FONCTION | RESPONSABILITÉ

Responsable du service informatique | Département informatique | Responsable de l’application de la Politique

de Conservation et de Destruction des Données Personnelles

Responsable de la direction du personnel | Direction du personnel | Responsable de l’application de la Politique

de Conservation et de Destruction des Données Personnelles

Conseil juridique | Conseil juridique fourni à Pixwrap | Responsable de l’application de la Politique

de Conservation et de Destruction des Données Personnelles

Processus concerné | Durée de conservation des données | Délai de destruction des données

Candidature via

Kariyer.net | Les données sont accessibles via Kariyer.net. Aucun enregistrement dans le système n’a lieu à ce stade. | 180 jours-

Candidature physique auprès de Pixwrap | 1 an | 180 jours

Remise en main propre aux responsables concernés | 1 an | 180 jours

Conservation physique et électronique des coordonnées des candidats retenus | 5 ans | 180 jours

Constitution du dossier du personnel par la collecte de documents | 10 ans après la fin du contrat de travail | 180 jours

Partage des informations des salariés avec İŞKUR | 10 ans après la fin du contrat de travail | 180 jours

Déclaration d’entrée à la sécurité sociale (SGK) | 10 ans après la fin du contrat de travail | 180 jours

Établissement des bulletins de paie | 10 ans après la fin du contrat de travail | 180 jours

Adhésion à la retraite complémentaire individuelle | 10 ans après la fin du contrat de travail | 180 jours

Liste téléphonique spéciale fournie aux salariés | Sans objet. | 180 jours

Liste téléphonique spéciale et relevé de factures fournis aux salariés | Aucune politique de durée n’existe. | 180 jours

Relevé des heures d’arrivée et de départ des salariés | Aucune politique de durée n’existe. | 180 jours

Entrées et sorties des salariés autorisés à la cantine et dans les services | Aucune politique de durée n’existe. | 180 jours

Paiement des salaires mensuels des salariés. | Aucune politique de durée. | 180 jours

Réalisation des paiements au titre des contrats conclus avec les sociétés de services externalisés. | Aucune politique de durée. | 180 jours

Ouverture de comptes via le système pour les sociétés ayant une relation de compte courant avec Pixwrap. | 10 ans | 180 jours

Conduite des opérations financières et

comptables | Aucune politique de durée. | 180 jours

Messages et coordonnées obtenus via www.pixwrap.com | Aucune politique de durée. | 180 jours

Date de modification | Portée de la modification

??????????????????? | Date de création de la Politique.